Information Management Officer (3 Year Contract)

Description

1. SUMMARY
The Archives and Information Management (AIM) Service ensures the accessibility,
availability and integrity of all official information produced by and for the North Atlantic
Council (NAC) and its Committees within the framework provided by the NATO Information
Management (IM) Policy and NATO Security Policy. It provides NATO-wide IM and
research support on matters pertaining to the activities of the NAC and its Committees,
ensures the preservation of NATO information of historical value on behalf of the NATO
Nations, provides training, support and guidance to NATO Nations, partners and entities
on the implementation and execution of NATO policies pertaining to information and takes
the lead on requirements development for all IM-related technology projects at NATO
Headquarters. In addition, AIM is responsible for processing, disseminating, storing,
organising and archiving the documentation produced by the NATO Committee structure
and by the Departments of the NATO HQ International Staff (IS), taking into account the
requirements of NATO Security Policy, NATO IM Policy, and applicable NATO HQ
procedures.
Under the direction and guidance of the Head, AIM, the Information Management Officer
contributes to the development of policy and standards based on international best
practices and develops innovative forms of service and new ways in which services can be
provided to customers and stakeholders. The Information Management Officer is also
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responsible for developing and executing awareness programmes and training on
information management topics and tools in coordination with the Head, AIM and the
NATO Information Management Advisory Group.
2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
 have a university degree with specialisation in archival, library or information
science;
 have at least five years of progressively responsible experience in information
management functions, especially in the analysis of information flows;
 have experience in evaluating and implementing systems and procedures for
archives and document/records management;
 have experience in implementing a change agenda, with involvement in change
management processes within an Organisation;
 have records management experience in all aspects of the life-cycle management
of records;
 have experience with Information Communication Technology (ICT) systems and
their application to recordkeeping and archives management, in particular,
experience working with Electronic Records and Document Management System
(ERDMS) and Enterprise Content Management (ECM);
 possess the following minimum levels of NATO’s official languages
(English/French): V (“Advanced”) in one; II (“Elementary”) in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
 international experience, particularly in International Organisations.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Project Management
Lead and participate in project management for information management projects,
contributing to feasibility studies, systems analysis, design, development and
implementation of systems.
Stakeholder Management
Develop innovative forms of service and new ways in which services can be provided to
customers and stakeholders.
Information Management
Analyse information flows and formulate functional needs for information management
systems and procedures throughout NATO Headquarters (HQ).
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Expertise Development
Promote and ensure the adherence to NATO standards, and assist in the development of
new standards in the field of information management. Remain current and implement
international best practices and standards in the field of information management.
Knowledge Management
Assist the Head, AIM in developing and promulgating information management policy,
standards and procedures based on international best practices.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent will report to the Head of Archives and Information Management. He/she
will also work in close collaboration with the staff of the International Staff (IS) Archives
and Information Management Service, the International Military Staff (IMS) Registry,
Information and Knowledge Management (IKM) Staff of the two Strategic Commands (BiSC)
and the ICT Staff of NATO HQ.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
 Analytical Thinking
 Achievement
 Clarity and Accuracy
 Conceptual Thinking
 Customer Service Orientation
 Empathy
 Impact and Influence
 Initiative
 Teamwork

6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded):
Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three
years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite
duration contract.
Contract clause applicable:
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable
for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need
to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for
example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills
profile, and to ensure appropriate international diversity.
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The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful
applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be
renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure
described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an
indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before
the end of contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of
NATO’s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which
may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the
agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in
the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian
Personnel Regulations.
7. HOW TO APPLY:
Applications must be submitted using one of the following links, as applicable:
 For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment
portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);
 For all other applications: www.nato.int/recruitment
ADDITIONAL INFORMATION:
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone
or e-mail enquiries cannot be dealt with.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national
Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the
NATO Medical Adviser.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to
another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet
the necessary requirements.
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries.
NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to
recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of
nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a
non-smoking environment.
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NOTIFICATION DE LA VACANCE D’UN POSTE DE GRADE « A »
SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN
POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S
DES ÉTATS MEMBRES DE L’OTAN
LIEU D’AFFECTATION : Siège de l'OTAN (Bruxelles – Belgique)
DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE
GESTION DE L'INFORMATION, DES COMMUNICATIONS ET
DES TECHNOLOGIES
ARCHIVES ET GESTION DE L'INFORMATION
INTITULÉ : Administrateur/Administratrice (gestion de l’information)
GRADE : A.2
HABILITATION DE SÉCURITÉ : CTS
POSTE VACANT N° : 160147
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On voudra bien noter que le concours pour ce poste est actuellement prévu pour
les dates suivantes :
- épreuves de présélection en ligne : 1er juin;
- sélection finale les 27 et 28 juillet 2016, à Bruxelles.
1. RÉSUMÉ
Le Service Archives et gestion de l’information (AIM) veille à l’accessibilité, à la
disponibilité et à l’intégrité de toutes les informations officielles produites par ou pour le
Conseil de l’Atlantique Nord et les comités qui lui sont subordonnés, dans le cadre défini
par la politique de gestion de l’information OTAN et par la politique de sécurité de l’OTAN.
Il apporte à l'échelle de l'OTAN un soutien en matière de gestion de l'information et de
recherche pour tout ce qui a trait aux activités du Conseil et de ses comités ; il assure,
pour le compte des pays de l'OTAN, la conservation des informations OTAN ayant une
valeur historique ; il fournit formation, soutien et orientations aux pays membres, aux pays
partenaires et aux entités de l'OTAN pour la mise en œuvre et l'application des politiques
de l'Organisation relatives à l'information, et il dirige la définition des besoins pour tous les
projets portant sur les technologies de gestion de l'information au siège de l'OTAN. De
plus, le Service AIM est chargé de traiter, de diffuser, de stocker, d'organiser et d'archiver
les documents produits par les comités de l'OTAN et par les services du Secrétariat
international de l'Organisation en tenant compte des prescriptions de la politique de
sécurité de l'OTAN, de la politique de gestion de l'information OTAN et des procédures en
vigueur au siège de l'OTAN.
Sous la direction du/de la chef du Service AIM, l'administrateur/administratrice (gestion de
l'information) contribue à l'élaboration de politiques et normes de gestion de l’information
sur la base des meilleures pratiques internationales, et développe des formes de services
innovantes et de nouveaux moyens de les fournir aux clients et autres parties prenantes.
Il/Elle est également chargé(e) de concevoir et de mettre à exécution des programmes de
sensibilisation et des formations portant sur des questions ou des outils de gestion de
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l'information, en coordination avec le/la chef du Service AIM et le Groupe consultatif sur la
gestion de l'information OTAN.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
Le/La titulaire du poste doit :
 avoir un diplôme universitaire avec spécialisation en archivistique, en
bibliothéconomie ou en science de l’information ;
 avoir au moins cinq ans d’expérience à des postes de responsabilité croissante
dans la gestion de l’information, et en particulier dans l’analyse des flux
d’informations ;
 pouvoir justifier d’une expérience de l’évaluation et de la mise en œuvre de
systèmes et procédures de gestion des archives courantes, intermédiaires et
définitives ;
 avoir déjà mis en œuvre un programme de changement et participé à des
processus de gestion du changement au sein d'une organisation ;
 avoir une expérience de la gestion des archives courantes et intermédiaires
(records management) dans tous les aspects de leur cycle de vie ;
 avoir une expérience des technologies de l’information et de la communication
(TIC) appliquées à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives
et, en particulier, une expérience pratique d’un système de gestion et d’archivage
électronique de documents (ERDMS) et d’un système de gestion du contenu
d’entreprise (ECM) ;
 avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux
langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire »)
dans l'autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Serait considérée comme un atout :
 une expérience à l’international, en particulier dans des organisations
internationales.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion de projet
Gère ou participe à la gestion de projets de gestion de l’information, et contribue aux
études de faisabilité ainsi qu’à l’analyse, à la conception, au développement et à
l’implémentation des systèmes.
Gestion des parties prenantes
Développe des services innovants et de nouveaux moyens de les fournir aux clients et aux
parties prenantes.
Gestion de l'information
Analyse les flux d’informations et définit les besoins fonctionnels liés aux systèmes et aux
procédures de gestion de l’information pour l’ensemble du siège de l’OTAN.
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Développement de l'expertise
Encourage l’application des normes OTAN, veille à leur respect et contribue à l’élaboration
de nouvelles normes de gestion de l’information. Se tient au courant des meilleures
pratiques et normes internationales de gestion de l’information et les met en application
dans son travail.
Gestion des connaissances
Aide le/la chef du Service AIM à définir et à promulguer la politique, les normes et les
procédures de gestion de l'information, sur la base des meilleures pratiques
internationales.
S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
Le/La titulaire de ce poste relève du/de la chef du Service AIM. Il/Elle travaille en étroite
collaboration avec les autres membres du Service, avec le Bureau d’ordre de l’État-major
militaire international, avec les responsables de la gestion de l’information et des
connaissances des deux commandements stratégiques ainsi qu’avec les agents des
services informatiques du siège de l’OTAN.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
 Réflexion analytique
 Recherche de l'excellence
 Clarté et précision
 Réflexion conceptuelle
 Souci du service au client
 Empathie
 Persuasion et influence
 Initiative
 Travail en équipe
6. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) :
contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de
trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il
soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est
souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à
pouvoir répondre au besoin qu'a l'Organisation d'exécuter les tâches qui lui sont
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confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment
en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de
compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère
international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne
retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra
être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la
procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus
tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit
transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de
l'OTAN, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui,
sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être
reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de
service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du
Règlement du personnel civil de l'OTAN.
7. COMMENT POSTULER
Les candidatures doivent être soumises comme suit :
 pour les seuls agents civils de l'OTAN : via le portail de recrutement interne (pour
plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources
humaines civiles) ;
 pour toutes les autres candidatures : via le lien www.nato.int/recruitment.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures
potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements
adressées par téléphone ou par courrier électronique.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les
autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation
de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'OTAN.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste
analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les
conditions requises.
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront
être acceptées.
L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours
et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses
issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s
de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.
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Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.