Digitization & Preservation Librarian

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Created: January 23, 2013


Digitization & Preservation Librarian
eScholarship, ePublishing & Digitization

Appointment:  Tenure track Assistant or Associate Librarian depending upon experience
Duration:  Initial three-year appointment with possibility for renewal
Salary:  Commensurate with experience

The McGill Library seeks an innovative, autonomous and resourceful librarian to manage the current digital collections and work with the campus community on digitization and preservation of the material and the library’s special and circulating collections of the Library of one of the world’s most prestigious research universities.

Reporting to the Senior Director Digital Initiatives, the Digitization & Preservation Librarian supervises 3 IT staff responsible for the digitization and preservation of the library’s special and circulating collections. 


The Library takes as its motto: Information  Innovation  Service to demonstrate its commitment to the delivery of innovative information products, services and programs of the highest quality focused on client needs and supportive of  the University's strategic mission and directions. The Library proactively supports the teaching, learning and research needs of faculty and students to ensure that the university’s strategic mission of excellence as a research intensive, student-centred university is satisfied. Collection building is based upon the premise of preference for electronic versions.

McGill Library has the largest collection in Quebec and is one of Canada’s largest academic libraries with access to over 6 million monographs and 80,000 online serials and databases. The library is a member of the Canadian Association of Research Libraries (CARL), the Association of Research Libraries (ARL), the Conférence des recteurs et principaux des universités du Québec (CRÉPUQ), the Center for Research Libraries (CRL), and is the first Canadian member of the HathiTrust Digital Library.


Information about the University and the McGill Library is at the University’s web site (www.mcgill.ca and www.mcgill.ca/library).  As a tenured stream appointee, the successful candidate is expected to devote himself to the full range of academic duties as defined in the Regulations Relating to the Employment of Librarian Staff (www.mcgill.ca/secretariat/policies/academic/)


Primary Purpose of Position

To manage the current digital collections and work with the campus community on digitization and preservation of the library’s special and circulating collections. Lead the development and the implementation of digital projects. Provide advice in the acquisition of born-digital library material.

Duties and responsibilities include, but are not limited to:

• Manage the daily operations and supervise the staff of the Digitization & Preservation group. Receive requests and evaluate requirements. Make recommendations for appropriate methods of capture.
• Plan, schedule, direct the work and monitor the performance of the staff. Train staff and other stakeholders.
• Communicate with vendors on issues related to hardware, software and digitization of special formats.
• Develop and document efficient digital production workflows supporting the creation of digital objects that conform to digital library standards.
• Develop digital preservation policies, guidelines and standards.
• Analyse the digital collections, the University Archives and the Inter-Library Loans requests for the purposes of identifying and planning preservation actions. Provide leadership for proposed digital preservation projects.
• Participate in exhibit preparation for fundraising, development or outreach activities.
• Work closely with cataloging staff, archivists, curators, collection development staff to integrate digital preservation policy requirements into broader organizational policies and procedures.
• Research, test, specify, and implement technology for a sustainable digital preservation which will meet the ongoing management, access, and preservation needs of the Library.
• Work with IT to develop an overall migration strategy to ensure that material in standard and non-standard or obsolete digital formats will be reformatted and /or refreshed regularly.
• Develop and maintain disaster recovery planning and policy document for digital materials in coordination with the IT.
• Promote the digitization and preservation programs to faculty, library staff and other stakeholders.
• Participate in Library Technology Services’ general planning and policy development in support of the Library’s strategic directions.
• Attend various Library, Institute, Faculty and University wide committees and represent the Library on these or external committees as required.
• Ensure compliance with staff conduct and occupational health and safety requirements.

The Digitization & Preservation Librarian reports to the Senior Director Digital Initiatives.

1. ALA-accredited master’s degree in library or information science.
2. 3 to 5 years of experience in creating, organizing, and managing digital collections in an academic library setting.
3. Demonstrated ability to conceptualize, define and manage multiple large, complex technology projects.
4. Knowledge of current technologies, standards and practices in digitization and in preservation of digital collections, including knowledge of contingency plans against threats to the digital collections such as industry changes to file formats, natural disaster and security breaches.
5. Demonstrated knowledge of intellectual property issues as it relates to digital assets.
6. Experience using and supporting numerous types of digital imaging equipment including flatbed scanners and digital cameras.
7. Experience in using objective and subjective quality control assessments.
8. Demonstrated experience in supervising staff and developing workflows.
9. Experience in articulating vision and goals and developing services to clients.
10. Creative and analytical thinking skills and good problem solving ability.
11. Excellent oral and written communication skills in English. Working knowledge of French.
12. High level of professionalism and commitment to the organization and its mission and the ability to work flexibly in a changing environment.
13. Proven ability to promote the Library and its services to clients and present a positive image of the library to clients.
14. Ability to understand and respond to priorities and trends in the Library and University environments.
15. Commitment to professional issues, demonstrated through strong interest in local, national or international committee work, research, publishing, etc.
16. Knowledge of equity principles, University occupational health and safety policies and Act Respecting Occupational Health and Safety requirements for work areas.


Applications should address the above selection criteria, be accompanied by a letter of interest, curriculum vitae, and the names and addresses of three referees and should be submitted by February 24, 2013 to:

Isabelle Roberge
Office of the Trenholme Dean of Libraries
McGill University
3459 McTavish Street
Montreal, Qc H3A 1Y1
Fax: (514) 398-3561
Email: application.library@mcgill.ca

McGill University is committed to equity in employment and diversity. It welcomes applications from Aboriginal persons, persons with disabilities, ethnic minorities, persons of minority sexual orientation or gender identity, visible minorities, women, and others who may contribute to diversification. All qualified applicants are encouraged to apply; however, Canadians and permanent residents will be given priority.


Bibliothécaire, numérisation et préservation
Édition savante électronique et numérisation

Bibliothécaire adjoint ou bibliothécaire associé selon l’expérience (poste menant à la permanence)
Durée : trois ans, avec possibilité de renouvellement
Salaire minimum : en fonction de l’expérience

La bibliothèque de l’Université McGill est à la cherche d’un gestionnaire innovateur, autonome et ingénieux pour  gérer les collections numériques et collaborer avec la communauté du campus dans le cadre de projets de numérisation et de préservation de documents et des collections spécialisées et en circulation de la bibliothèque d’une des plus prestigieuses universités de recherche au monde.

Relevant du directeur principal des initiatives numériques, le Bibliothécaire, numérisation et préservation supervise 3 professionnels en TI qui assurent la numérisation et la préservation efficaces des collections spécialisées et en circulation de la bibliothèque.


La bibliothèque prend sa devise  Information Innovation Service afin de démontrer son attachement à la livraison de produits d'information novateurs, des services et des programmes de haute qualité axée sur les besoins des clients et de soutien de mission stratégique et les orientations de l'Université. La bibliothèque soutient activement aux besoins enseignement, d'apprentissage et de recherche des professeurs et des étudiants pour s'assurer que la mission stratégique d'excellence comme une Université de recherche intensive, centré sur l'étudiant de l'Université est convaincue. Le développement des collections repose sur le principe de la préférence des versions électroniques.

La Bibliothèque de l'Université McGill possède la plus vaste collection universitaire d'ouvrages au Québec et compte parmi les plus grandes bibliothèques universitaires du Canada, avec plus de 6 millions de volumes, ainsi qu'une collection de 80 000 périodiques en lignes et de bases de données bibliographiques. La Bibliothèque est membre de l’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), de l’Association of  Research Libraries (ARL) des États-Unis, de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ), Sous-comité des bibliothèques, ainsi que d’autres groupes coopératifs, comme le CRL (Center for Research Libraries) aux États-Unis et est la première bibliothèque canadienne membre de la bibliothèque digitale HathiTrust.


Pour obtenir plus de détails sur l’Université McGill et la bibliothèque, veuillez consulter le site web de l’Université (www.mcgill.ca et  www.mcgill.ca/library). Étant titulaire d’un poste académique, le candidat choisi devra se consacrer à toutes les fonctions académiques, tel que défini dans les règlements concernant l’emploi des bibliothécaires (www.mcgill.ca/secretariat/policies/academic/).


Objet du poste

Gérer les collections numériques et collaborer avec la communauté du campus dans le cadre de projets de numérisation et de préservation des documents de l’Université et des collections spécialisées et en circulation de la bibliothèque. Piloter l’élaboration et la mise en œuvre des projets numériques. Fournir des conseils sur l’acquisition de documents de bibliothèque en format numérique.

Les tâches et responsabilités comprennent notamment ce qui suit :

• Gérer les opérations quotidiennes et superviser le personnel de l’équipe chargée des projets de numérisation et de préservation.  Recevoir les demandes et évaluer les exigences. Formuler des recommandations sur les méthodes de saisie appropriées.  

• Planifier, organiser et diriger les activités et suivre le rendement du personnel. Former le personnel et les autres parties prenantes.

• Communiquer avec les vendeurs sur les questions de matériel, de logiciels et de numérisation des formats spéciaux.

• Préparer et documenter des processus efficaces de numérisation pour appuyer la création d’objets numériques conformes aux normes des bibliothèques numériques.
• Élaborer des politiques, des directives et des normes de préservation numérique.
• Analyser les collections numériques, les archives de l’Université et les demandes de prêts interbibliothèques dans le but d’identifier et de planifier les initiatives de préservation.  Encadrer les projets de préservation numérique.
• Participer à la préparation des documents pour les activités de levée de fonds, de développement ou de rayonnement communautaires.
• Travailler en étroite collaboration avec les membres du personnel, les archivistes, les conservateurs et le personnel chargé des collections afin d’intégrer les exigences en matière de politique numérique aux procédures et politiques organisationnelles.
• Rechercher, évaluer, définir les spécifications et déployer les technologies nécessaires aux projets de numérisation pérennes qui soient en phase avec les besoins de la bibliothèque en matière de gestion, d’accès et de préservation.
• Collaborer avec les TI en vue de l’élaboration d’une stratégie de migration globale permettant de reformater et ou de rafraîchir régulièrement les documents numériques standards, non-standards ou périmés.
• Élaborer et tenir à jour un document de politique et de planification des dispositifs de récupération des documents numériques en cas de sinistre, en collaboration avec les TI.
• Promouvoir les programmes de numérisation et de préservation auprès des professeurs, du personnel de la bibliothèque et des autres parties prenantes. 
• Participer à la planification générale et à l’élaboration des politiques du Service des technologies documentaires destinées à appuyer les orientations stratégiques de la bibliothèque. 
• Assister aux activités des différents comités de la bibliothèque, des instituts, des facultés et de l’Université et représenter la bibliothèque au sein de ces comités et de comités externes, selon les besoins. 
• Veiller à ce que le personnel respecte les règlements en matière de santé et de sécurité au travail.


Le Bibliothécaire, numérisation et préservation relève du directeur principal, Édition savante électronique et numérisation. 


1. Maîtrise en bibliothéconomie ou en sciences de l’information agréée par l’ALA.

2. 3 à 5 ans d’expérience de la création, de l’organisation et de la gestion des collections numériques en milieu universitaire. 
3. Aptitude confirmée à conceptualiser, définir et gérer des projets multiples, de grande envergure et complexes.
4. Connaissance des technologies actuelles, des normes et méthodes de numérisation et de préservation des collections numériques, y compris des plans d’intervention en cas de menaces, telles que les changements de formats instaurés par l’industrie, les catastrophes naturelles et les atteintes à la sécurité des données.
5. Connaissance confirmée des questions de propriété intellectuelle applicables aux actifs numériques.
6. Expérience de l’utilisation et de l’entretien de différents types d’équipements d’imagerie numérique comme numériseurs à plat et des appareils photo numériques.
7. Expérience des évaluations objectives  et subjectives de la qualité.
8. Compétences en matière d’encadrement du personnel et de coordination de l’organisation du travail. 
9. Expérience de l’élaboration de vision et d’objectifs et de la création de services aux clients.

10. Aptitude à penser de manière créative et analytique et à résoudre les problèmes.

11. Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en anglais. Connaissance pratique du français. 

12. Professionnalisme et dévouement envers l’Université et sa mission. Capacité de faire preuve de souplesse dans un milieu en constante évolution.

13. Aptitude confirmée à promouvoir la bibliothèque et ses services auprès des usagers et à donner une image positive de la bibliothèque.

14. Aptitude à cerner les priorités et tendances dans les bibliothèques et les universités et à s’y adapter.

15. Engagement en faveur des questions d’ordre professionnel illustré par des activités au sein de comités locaux, nationaux ou internationaux, des recherches, des publications, etc.

16. Connaissance des principes d’équité ainsi que des politiques de l’Université en matière de santé et de sécurité et des exigences de la Loi sur la santé et la sécurité du travail.


Les candidats qui réunissent les critères de sélection précisés ci-dessus sont invités à soumettre leur candidature, accompagnée d'une lettre de motivation, d'un curriculum vitae et 24 février 2013 à :

Madame Isabelle Roberge
Bureau de la Doyenne Trenholme des bibliothèques
Université McGill
3459, rue McTavish
Montréal (Québec) H3A 0C9
Télec. : (514) 398-3561
Courriel : application.library@mcgill.ca

Dans ce texte, le masculin englobe les deux genres et est utilisé pour alléger le texte. L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille favorablement les demandes d'emploi des peuples autochtones, des minorités ethniques, des femmes, des personnes handicapées, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles, des minorités visibles, et d'autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité. Nous encourageons tous les candidats qualifiés à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux Canadiens ainsi qu'aux résidents permanents.

How to apply


Isabelle Roberge

Digital preservation Digital library


Published: Wednesday, January 23, 2013 19:44 UTC

Last updated: Tuesday, February 28, 2017 23:46 UTC